Como gerenciar suas finanças e fluxo de caixa

Questões de gerenciamento de dinheiro

Os primeiros anos de qualquer novo negócio são críticos para seu sucesso a longo prazo, pois há muitos desafios a serem superados e lições a serem aprendidas.

Problemas de fluxo de caixa e finanças mal administradas são as principais causas de insucesso empresarial nos primeiros anos. Algumas empresas não planejam adequadamente, algumas miram muito alto ou muito baixo, algumas não acompanham os custos, algumas não conseguem fazer os pagamentos. Quer saber mais sobre gerenciamento das financias do seu negócio.

Você pode maximizar suas chances de sucesso nos negócios estando ciente das armadilhas. Veja como gerenciar cuidadosamente as finanças do seu negócio e ficar de olho no seu fluxo de caixa.

Ao tomar medidas sensatas e práticas, você pode controlar as despesas e expandir seus negócios sem assumir riscos financeiros excessivos. Aqui estão algumas dicas úteis para manter em mente.

Use o planejamento financeiro e a previsão

É útil desenvolver um plano ou estrutura financeira para acompanhar as finanças que entram e saem do seu negócio. Por exemplo, um modelo para o seu negócio pode ser gastar:

• 50% da receita em despesas (por exemplo, folha de pagamento ou suprimentos)
• 30% da receita na construção do negócio (por exemplo, expansão de equipamentos ou custos de recrutamento)
• 20% por cento das vendas no futuro para o desenvolvimento de novos produtos e serviços

Diferentes empresas têm planos diferentes e você deve discutir isso com seu contador para ver o que funciona melhor para você.

Mas as circunstâncias mudam. Quando isso acontece, seu plano financeiro também deve mudar. Tente fazer uma previsão simples do seu negócio para pelo menos os próximos seis meses. Seja realista e tente estimar quanto você vai vender e quanto vai gastar. Conecte esses números ao seu plano financeiro e veja se os resultados ainda funcionam para o seu negócio. Caso contrário, talvez seja necessário alterar seu plano.

Seja ambicioso, mas realista

Ambição e entusiasmo são qualidades importantes de empreendedores e gerentes. Mas também é a capacidade de tomar decisões financeiras racionais com base em fatos. Quando você inicia um novo negócio, a sensação de estar no controle pode ser emocionante. Livre das limitações do emprego remunerado, você pode tomar qualquer decisão financeira que desejar. Algumas dessas escolhas serão boas. Outros não.

Como qualquer outra área da vida, aprender a administrar um negócio passa pela experimentação, pelo sucesso e pelo erro ocasional. Os erros são importantes – quando você lê uma autobiografia ou biografia de um empreendedor de sucesso, os erros são fortemente enfatizados.

Prisma Administração nos disseram que os empreendedores de sucesso têm duas coisas em comum – eles aprendem com seus erros e cometem erros que são pequenos o suficiente para serem capazes de se recuperar financeiramente deles.

Esta é uma abordagem pragmática para fazer negócios. Poucas grandes empresas cresceram da noite para o dia. Eles cresceram ao longo de um período de tempo, com contratempos ao longo do caminho. Assumir um risco ocasional faz parte de um bom negócio. Não é necessário correr grandes riscos.

Faça um gráfico do seu fluxo de caixa

Um bom software de contabilidade pode mapear entradas (vendas de bens ou serviços) e saídas (passivos) para o seu negócio. Você pode alterar o período de tempo e outras variáveis ​​para realmente entender o que está acontecendo. Observar esses gráficos por um período de semanas e meses lhe dará uma ideia das taxas de fluxo de caixa dentro e fora do seu negócio.

Obviamente, as entradas devem ser maiores do que as saídas estão gerando lucro. Mas o que importa é o tamanho da diferença. Isso mudará com o tempo, pois poucas empresas estão obtendo um lucro consistente dia após dia. Alguns meses ou semanas serão bons, outros nem tanto. Se você observar os gráficos, poderá ver o padrão à medida que esses valores mudam.

A diferença entre receitas e despesas costuma ser pequena? Você às vezes se desvia para o negativo? São momentos em que sua empresa está potencialmente ameaçada por problemas de liquidez. Tente descobrir o que está causando isso em momentos específicos. Você pode então tentar reestruturar alguns aspectos do seu negócio para evitar quedas.

Faça pequenos ajustes para regular o fluxo de caixa

Se possível, tenha dinheiro suficiente para durar cerca de três a seis meses. Dessa forma, um ou dois meses difíceis não devem ter um grande impacto no seu negócio. Mas se o seu fluxo de caixa estiver causando problemas em determinadas épocas do mês ou do ano, não entre em pânico. Você pode ser capaz de melhorar a situação sem mudanças dramáticas. Por exemplo:

• Considere negociar diferentes datas de pagamento para seus fornecedores para alinhar melhor as entradas e saídas.
• Tente reduzir seus termos de pagamento de faturamento em um ou dois dias para incentivar seus clientes a pagar mais rápido.
• Entenda o impacto negativo do estoque em seu back office ou armazém – custa espaço e receita
• Estabeleça um bom crédito comercial para que você possa acessar dinheiro adicional de curto prazo quando precisar

Gerencie sua dívida comercial

A dívida é um fato para muitas empresas. Isso pode ser financiamento inicial, empréstimos de investimento ou pagamentos de hipotecas comerciais. Poucas empresas estão completamente livres de dívidas. E quando o custo do empréstimo é menor do que o retorno que sua empresa pode obter com esse dinheiro, o empréstimo faz sentido.

Também faz sentido ficar de olho nos custos dos empréstimos. Isso é especialmente verdadeiro para empréstimos com taxas ajustáveis, que estão sujeitos a alterações por vários motivos, alguns dos quais podem estar apenas nas letras miúdas do contrato de empréstimo.

Avalie sua dívida regularmente. Observe os custos de reembolso, veja se suas circunstâncias mudaram e decida se você precisa reduzir – ou aumentar – sua alavancagem. E não se esqueça de olhar ao redor. Pergunte ao seu contador se existem maneiras melhores de fazer um empréstimo. Transferir sua dívida para outro credor às vezes pode economizar muito dinheiro.

Reveja as despesas regularmente

É importante manter o controle de suas despesas de negócios. Com um bom software de contabilidade, você pode gerar rapidamente relatórios úteis como:

• Relatórios de lucros e perdas: mostram as receitas, despesas e lucros da sua empresa ao longo do tempo
• Relatórios de balanço: mostram ativos, passivos e patrimônio líquido
• Relatórios de demonstração de fluxos de caixa: mostram o fluxo de caixa que entra e sai de um negócio
• Relatórios de contas a pagar e contas a receber: mostram quanto dinheiro é devido por e para sua empresa
• Relatórios de depreciação: fornecem um detalhamento do valor dos ativos de sua empresa

Verifique todos eles regularmente, de preferência com a ajuda de seu contador ou consultor financeiro, que pode atuar como uma caixa de ressonância.

Lembre-se de manter suas finanças pessoais e empresariais separadas: Use um cartão de crédito e uma conta bancária separados para despesas comerciais. Isso torna muito mais fácil entender os custos da sua empresa e também reconhecer a depreciação do imposto comercial.

Cinco perguntas para se fazer antes de fazer grandes pedidos

Não corra antes de poder correr. Se o seu negócio está indo bem e você tem a oportunidade de concorrer a um ótimo novo contrato, pare e pense primeiro. Pode ser tentador dar um soco acima do seu peso e buscar o prestígio que vem com um grande contrato. No entanto, esta pode não ser a escolha certa para você.

Faça algumas perguntas a si mesmo antes de licitar.

1. Tenho pessoal para completar o contrato se eu o ganhar? Se não, preciso contratar novos funcionários ou usar empreiteiros?

2. Tenho dinheiro para pagar por novos dispositivos?

3. Que impacto o novo contrato terá no meu negócio atual: é provável que eu negligencie meus clientes existentes?

4. O que acontece se o contrato terminar ou for rescindido prematuramente?

5. O que acontece se o novo cliente demorar muito para pagar?

Às vezes é melhor criar vários clientes menores do que tentar registrar um ou dois maiores. Seu fluxo de caixa provavelmente será mais previsível dessa maneira. E se um contrato terminar repentinamente ou você tiver problemas de pagamento, é menos provável que seu negócio seja arruinado. Quer saber mais sobre administração dos seu negócio!

Entenda o verdadeiro custo do dinheiro

O dinheiro que você ganha obviamente tem valor para o seu negócio, mas o mesmo acontece com o dinheiro que você gasta. Obter valor pelo dinheiro é importante para os dois lados:

• Pague todas as suas contas em dia para evitar juros e impacto negativo no seu crédito/classificação.
• Analise os prós e os contras de aceitar diferentes opções de pagamento, como dinheiro, cartões de crédito, PayPal e outras opções – as cobranças pelo recebimento de pagamentos afetarão sua margem de lucro, mas a conveniência ajuda seus clientes a pagar você
• Pesquise os custos associados à compra ou locação de equipamentos, pois pode haver taxas ocultas para manutenção ou danos, sem mencionar os diferentes efeitos em sua conta de impostos
• Economize dinheiro educando-se sobre as leis tributárias, requisitos de seguro e como os fundos de pensão são financiados
• Considere a troca (negociação de bens e serviços) se isso reduzir os custos de pagamento – mas esteja ciente muitos países tratam isso como um imposto tributável
  transação

Um bom software de contabilidade detalha suas contas para que você possa ver o custo monetário das entradas e saídas de pagamentos de sua empresa.

Ajuste suas margens e obtenha os preços certos

Quais são as margens de lucro dos produtos ou serviços que você vende? Isso pode ser difícil de quantificar quando você está no setor de serviços, a menos que você contrate subcontratados para fazer o trabalho real para você. Mas é mais fácil para os varejistas. Alguns podem simplesmente aplicar uma margem de 50 ao seu preço de custo e vender um item por R$155 que custa R$100 para comprar.

Essas técnicas básicas de precificação são atraentes devido à sua simplicidade, mas geralmente há alternativas melhores. Ao aprender mais sobre a elasticidade de preço ou sensibilidade de preço dos produtos que você vende, você pode precificar seus produtos ou serviços com mais precisão.

Por exemplo, suponha que você precifique um item a R$250 e venda 80 deles em uma semana. Se a compra for de R$155 cada, o faturamento de R$20.000 parece muito bom. Mas se você os listasse por R$155, você venderia 300 deles? Ou você venderia 70 deles se custassem R$310?

Não há uma resposta simples. Depende da conveniência do produto, da localização e visibilidade do seu negócio, da eficácia do seu marketing e das políticas de preços de seus concorrentes.

O que você pode fazer é experimentar. Teste preços diferentes por uma ou duas semanas e acompanhe quantas ações você pode vender em cada faixa de preço. Use um bom software de contabilidade para comparar as vendas e o lucro de produtos com preços diferentes ao longo do tempo. Lembre-se de levar em conta as variações sazonais, despesas gerais e outros fatores. Com alguns ajustes, você pode lucrar o máximo possível com os itens que vende.

Acompanhe o dinheiro que você deve

Entenda a importância de recolher o dinheiro na hora para não deixar dinheiro na mesa. Use seu software de contabilidade para criar recibos de pagamento para ver quem está demorando mais para pagar. E então os persiga educadamente e continue perseguindo-os até que eles paguem. Deixe claros os termos de pagamento e a data de vencimento da fatura para evitar confusão.

Se você tiver muitas faturas para processar, considere contratar uma agência de factoring. Eles podem garantir o pagamento de suas contas dentro de um determinado número de dias comprando seu livro de contas a receber com desconto. No entanto, isso pode custar uma porcentagem significativa da conta total, e algumas agências impedem a perseguição de dívidas incobráveis. Ainda assim, sob certas circunstâncias, essas agências podem ajudar a estabilizar seu fluxo de caixa.

Coloque a gestão financeira no centro do seu negócio

O gerenciamento de suas finanças e fluxo de caixa não deve ser uma reflexão tardia. Deve ser uma parte fundamental da sua estratégia de negócios.

Para ser um empreendedor de sucesso, você precisa entender os números que impulsionam o seu negócio. Isso lhe dá o conhecimento necessário para manter seu negócio funcionando e crescendo no momento certo.

Um bom software de contabilidade tornará mais fácil para você planejar, prever, registrar e acompanhar os fundos da sua empresa. Mas mesmo com esse suporte, só você pode orientar seus negócios na direção certa.

Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Administra%C3%A7%C3%A3o_financeira